Définir une politique d'achats durables et de bonnes pratiques d'achats, comparer et négocier les offres des fournisseurs, évaluer les risques juridiques liés aux achats constituent des tâches chronophages. 300 directeurs d'EHPAD du secteur privé non lucratif ont fait le choix de la mutualisation en intégrant le réseau Apogées. Présentation.
Apogées, un réseau associatif de mutualisation d'achats
Les solutions de mutualisation des achats du réseau Apogées, proposées par les associations APEF (Association pour les économies de fonctionnement) et AMMA (Association pour la mutualisation et la maîtrise des achats) sont destinées à toutes les institutions et établissements de l'économie sociale et solidaire (ESS) quel que soit leur secteur d'activité : médico-social, social, sanitaire, enfance, enseignement, tourisme social... Ces associations de mutualisation d'achats apportent deux savoir-faire aux adhérents : du conseil en politique achat (définition des orientations stratégiques et des priorités) et une centrale de référencement : un réseau de fournisseurs référencés en produits, services, investissements et produits alimentaires avec lesquels sont négociés des tarifs et services exclusifs. Le réseau Apogées rassemble aujourd'hui plus de 4500 adhérents, dont 600 dans le secteur "personnes âgées" (300 EHPAD mais également des résidences autonomie et MARPA).
« Compte tenu de la stagnation ou de la baisse de leurs financements d'origine publique, les structures de l'ESS se doivent d'identifier des gisements d'économie, sans amputer leur masse salariale, non seulement pour maintenir leur activité, mais aussi pour se donner les moyens de se développer », souligne Denis Bodart, président du réseau Apogées.
Depuis 2009, les associations APEF et AMMA accompagnent les adhérents dans la mutualisation de leurs achats, en les aidant à élaborer une politique achat cohérente avec leurs spécificités à l'issue d'un diagnostic de leurs process. Au niveau national, 25 consultants vont dans les établissements pour former les équipes et mettre en place des indicateurs permettant de mesurer l'efficience de l'achat. Cet accompagnement se traduit également par un suivi personnalisé des achats, intégrant une définition des besoins de la structure, des études comparatives, l'approbation des outils et la mise en place de fournisseurs référencés dans un large éventail de domaines : alimentaire, restauration collective, produits, services...
Gains financiers et de temps
« Avec la mutualisation des achats, les directeurs d'EHPAD cherchent à rationaliser les coûts, faire gagner du temps à leurs collaborateurs, renforcer la gouvernance. Les établissements dégagent ainsi des marges de manoeuvre ?nancière, du temps pour améliorer les conditions de vie des personnes.accueillies. Pour bien négocier, l'acheteur doit savoir jusqu'où il peut aller, quel niveau de prix il peut atteindre. Les directeurs de maisons de retraite n'y sont pas familiarisés. De fait, la mutualisation permet de bénéficier des compétences du réseau, de la connaissance des marchés, de l'ensemble de la réglementation achats. Un EHPAD du secteur privé non lucratif ne va pas chercher à maximiser ses marges contrairement à un EHPAD du secteur commercial. Sa priorité est de respecter et optimiser son budget tout en apportant du bien-être des résidents et des salariés. Notre valeur ajoutée est d'adapter la politique achats au projet d'établissement et à la culture associative de la structure. Au-delà de la recherche d'efficacité économique, cette approche s'inscrit également dans une volonté d'optimiser la RSE (responsabilité sociétale des entreprises) de ces institutions », explique Jean-Baptiste Oudin, directeur général du réseau Apogées.
Concrètement, grâce au réseau Apogées, les gains financiers dans les achats sont de 10 à 40% sur les denrées alimentaires et de 40 à 50% sur les marchés techniques ou de maintenance.
