En fait, acheter seul ne permet pas de peser sur ses fournisseurs pour obtenir des conditions avantageuses. Par delà les cas d'espèce, se regrouper, massifier les achats favorise l'obtention de prix, de conditions d'achat, de paiement et de livraison plus favorables. Reste qu'il existe un grand nombre de structures aux conditions de fonctionnement bien différentes : groupements d'achat, centrales de référencement, centrales de commande, mutualisation dans un groupement type GCS, GIP ou GIE, ou appel aux sociétés privés commerciales.

Ces dernières années, le secteur public a obtenu des avancées très importantes avant même le lancement du programme PHARE qui s'adresse à l'ensemble des établissements sanitaires et médico-sociaux publics et privés non lucratifs. La massification des achats et la professionnalisation des acheteurs a permis de dégager des économies significatives.

C'est bien ce qu'a constaté le Resah-Idf, en centralisant les commandes des établissements publics d'île de France. Les gains obtenus ont été importants sur de nombreux produits, à tel point que le GIP créé à cet effet sert de point d'appui pour les 300 groupements d'achat publics de France, lesquels totalisent plusieurs milliards d'euros d'achats. L'UGAP, centrale d'achat publique généraliste, totalisait, elle, 1,6 milliards d'achats en 2011 et sert l'ensemble des collectivités de tous secteurs. Au total, le secteur public accentue fortement sa pression sur les fournisseurs, donnant un peu d'air aux EHPAD et foyers-logements publics et associatifs.

Mobilisation des acteurs associatifs

Le secteur associatif peut aussi s'associer à ces groupements s'il le souhaite mais la tendance est à constituer sa propre structure, en faisant jouer le partenariat entre établissements de manière à éviter les frais de structure et de personnel. Le référencement des produits est réparti entre les acheteurs des établissements qui se spécialisent sur un nombre restreint de produits. L'idée est de récupérer la marge qui aurait été prise par une centrale extérieure aux associations ou appartenant à une société privée, et ne partageant pas la même philosophie.

Les associations cependant doivent se conformer non pas à la réglementation des marchés publics mais à l'ordonnance du 6 juin 2005. Autrement dit, elles doivent assurer la transparence et la publicité des négociations et respecter l'obligation de mise en concurrence. Le choix de la structure, groupement ou association de groupements n'est pas indifférent. Regrouper les besoins, passer les commandes, et transmettre les informations aux adhérents d'un groupement d'achat est une tâche plus compliquée qu'il n'y paraît. Beaucoup ont eu des velléités de constitution de ces structures d'achat et y ont renoncé. D'autres, comme la FEHAP en créant une structure associative (les SARA) ou des associations comme l'APEF et l'AMMA - en créant le réseau Apogées pour mutualiser leurs achats - se lancent dans l'aventure.

Reste que les centrales d'achat du secteur commercial sont aussi très actives et par leur puissance peuvent obtenir des prix très intéressants, notamment dans la restauration, ou sur certains secteurs comme les matériels et accessoires médicaux, voire sur certains produits, chacune ayant son domaine d'excellence ! Les centrales de référencement privées sont d'ailleurs très en avance sur les services et offrent une souplesse très importante pour tous les établissements qui ne veulent pas s'associer avec des partenaires plus gros qu'eux ou qui ne partagent pas les mêmes activités.

La fonction Achats aujourd'hui ne peut plus être déléguée à un quelconque gratte-papier: il faut professionnaliser les opérateurs, partager les informations, travailler en réseau, mutualiser, et interroger tous les fournisseurs: sociétés en direct, centrales, groupements d'achat... Un sou est un sou !