Quelle visée ?

L'entretien d'évaluation ou entretien individuel est un processus dynamique de gestion des compétences, un outil de communication et de fidélisation. Sa visée première consiste à porter une appréciation professionnelle objective du personnel, le plus souvent sur une période annuelle. D'un point de vue pratique, le temps consacre? à l'entretien professionnel doit permettre :

- d'apprécier les compétences professionnelles (savoir-faire requis du métier en lien avec la fiche de poste, savoir être) ;

- de faire le bilan et d'échanger sur les objectifs et réalisations de l'année, d'évaluer la qualité et l'efficacité du travail au regard des priorités définies et de faits concrets ;

- de définir les actions et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, ajustés au contexte professionnel existant et de déterminer les indicateurs de résultats attendus ;

- de discuter des nouveaux objectifs, priorités, axes à développer pour l'année à venir ;

- d'évoquer les attentes du salarié/agent (en matière de formation, d'évolution de carrière, de mobilité, de rémunération...) et celles de l'établissement ;

- d'échanger sur les faits marquants ou les difficultés rencontrées au cours de l'année passée, les aspects positifs de son travail - pour prévenir les conflits et les risques psycho-sociaux -, les éventuels changements à venir ;

- de valoriser les compétences en décrivant les capacités et aptitudes individuelles ;

- de soutenir et de conseiller...

Quel cadre juridique ?

- Depuis 2015, les fonctionnaires et contractuels de la Fonction publique hospitalière (FPH), à l'exception des personnels de direction, font l'objet d'une évaluation professionnelle en remplacement de la notation peu à peu abandonnée avec l'évolution du management public(1). Cet entretien professionnel doit être réalisé chaque année au titre de l'année civile de référence.

- Dans le secteur privé, en l'absence de mention dans les conventions collectives (CCN Fehap 51 et CCN FHP du 18 avril 2002), c'est la jurisprudence qui encadre les pratiques relatives à cet entretien. Néanmoins, l'Anesm(2) a publié des recommandations de bonnes pratiques professionnelles.

À noter : le CHSCT doit être consulté pour tout nouveau dispositif d'évaluation dont les modalités sont de nature à avoir des répercussions sur les conditions de travail.

La préparation de l'entretien
Le plus souvent, c'est le supérieur hiérarchique direct qui réalise l'entretien, notamment dans la FPH. En Ehpad, cette tâche incombe la plupart du temps au directeur d'établissement dans le cadre de sa mission de gestion et d'animation des ressources humaines.

L'entretien annuel ne doit pas être un exercice d'improvisation : 50 % de sa réussite réside dans la qualité de sa préparation. Le personnel évalué peut s'appuyer sur différents outils comme des grilles d'auto-évaluation complétées à partir de fiches de postes élaborées au sein de l'établissement, des fiches métier, etc. Cependant les fiches de notation ou grilles pré-déterminées où l'on peut cocher des réponses peuvent parfois mélanger aspects personnels et aspects professionnels. Or, le code du travail énonce bien que "les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarie? ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles" (art L1222-2).

Conduite de l'entretien

Réunir des conditions favorables au dialogue et à l'écoute est un pré-requis essentiel. Le directeur doit veiller à organiser l'entretien dans un endroit calme et prévoir du temps pour qu'un dialogue puisse s'installer.

L'entretien s'effectue selon plusieurs étapes clés.

- Le manager introduit d'abord l'entretien : il rappelle le but de la rencontre, établit les règles du jeu, lui demande son sentiment sur l'année écoulée.

- Puis il réalise l'appréciation des résultats et l'analyse des écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus.

- Il définit les objectifs pour l'année à venir en lien avec les orientations du service et les missions du collaborateur.

- Autre étape majeure, l'évaluation et le développement des compétences (techniques et comportementales - savoir-faire et savoir être - nécessaires à la tenue du poste). Chaque compétence sera mesurée selon une échelle de critères(3) et fera l'objet d'un échange entre les deux parties sur les performances du collaborateur, sur les progrès réalisés ou à réaliser.

- Il s'agit ensuite de faire le point sur les souhaits d'évolution du salarié/agent (changement de poste, projet professionnel, mobilité...) puis de définir le plan de développement personnel (formation et plan d'action) ;

Le manager conclut l'entretien en reformulant les points-clés. Il donne une appréciation générale de l'activité, des résultats du salarié/agent, synthétise les échanges et les points abordés, et sollicite son avis (" Êtes-vous satisfait de notre rencontre? ". Si l'entretien a été réalisé sur la base d'un support d'évaluation, celui-ci devra être complété (formalisation écrite des échanges), daté et signé par les deux parties.

La réalisation des entretiens annuels n'est pas une fin en soi ; c'est leur exploitation qui est essentielle. Le processus d'évaluation doit être en effet au coeur du système de gestion des ressources humaines et irriguer l'ensemble des décisions en matière de formation, promotion, rémunération, mobilité.

En tout état de cause, le manager doit veiller à apporter des réponses aux souhaits et demandes exprimés par le salarie?/agent afin de ne pas générer de frustrations.

Les écueils à éviter

Le manager doit rester le plus objectif possible et respecter des règles de déontologie : mettre l'accent sur les compétences développées, résultats atteints et non sur la personnalité ; ne pas chercher à moraliser, faire des remontrances, du chantage ou régler des comptes ni s'imposer de force... La finalité de l'évaluation doit être un élément de motivation du salarié pour l'inscrire dans une dynamique professionnelle.

Le choix des critères d'évaluation2 est donc essentiel. Enfin, pour que l'entretien soit constructif, le manager doit fixer des objectifs clairs et réalisables.