Il y a une certaine confusion dans les termes utilisés qui ne facilite pas la compréhension d'un secteur en pleine expansion : quand on parle de centrales d'achat dans les secteurs santé et médico-social, en fait on devrait parler de centrales de référencement. En effet, les centrales d'achat du marché référencent les fournisseurs et négocient pour leurs adhérents les prix des produits nécessaires à leur fonctionnement. Ils n'achètent pas physiquement les produits, ce sont leurs clients qui achètent ensuite directement les produits auprès des fournisseurs référencés.

Ces derniers peuvent être aussi bien des fournisseurs de produits consommables type couche pour incontinence ou stylos bille, produits médicaux, médicaments, ou de produits d'investissement type lits, fauteuils ou télévision, ou encore de services comme la restauration, le nettoyage des surfaces, le linge ou la maintenance des ascenseurs, voire les assurances.

Certaines centrales utilisent un réseau de dépositaires, comme la CAGIC, pour centraliser les commandes et les livraisons de l'ensemble des fournisseurs.

Les centrales sont rémunérées par les fournisseurs qui reversent une commission sur les ventes.

Groupements d'achats

Il ne faut pas non plus confondre avec les groupements d'achat comme il en existe dans le secteur public où plusieurs établissements ont créé des GIP ou des structures collaboratives pour acheter en commun un certain nombre d'articles négociés pour leurs adhérents (comme par exemple UNI-HA ou le Resah-IDF). L'inconvénient du groupement d'achat est dans le fait que pratiquement les gros acheteurs décident pour les petits, or les maisons de retraite ne sont pas - par rapport aux CHU - de gros acheteurs. Les EHPAD du secteur public n'ont pas l'autorisation de passer par les centrales de référencement privées puisqu'elles sont dans l'obligation de passer par des appels d'offres. Il leur reste toutefois la possibilité de s'adresser à la centrale d'achat publique UGAP ou de se faire aider par les centrales de référencement qui ont toutes mis en place une cellule "marchés publics" qui simplifie la rédaction des cahiers des charges et le déroulement de la procédure dans le respect du code des marchés publics. Reste que l'acheteur public doit définir ses besoins et choisir ses fournisseurs.

Cotisation / pas de cotisation

Suivant la philosophie de la centrale d'achat, l'accès aux fournisseurs est libre ou soumis au versement d'une cotisation. Le versement de cette cotisation, toujours modeste, permet de fidéliser et d'éviter le papillonnement de l'acheteur qui ne permet pas d'établir des relations confiantes et durables.

Spécialisation EHPAD ou " tous secteurs "

Les centrales les plus importantes sont en général présentes sur tous les marchés que ce soit celui de la Santé ou du médico-social. Les premières se sont créées dans le domaine médical car les produits et matériels achetés étaient chers et les gains importants. Mais toutes se sont diversifiées en constituant un catalogue EHPAD et médico-social. Certaines comme Aestera revendiquent leur originalité en se concentrant uniquement sur la restauration

Effet taille, effet prix

La massification des achats permet d'obtenir des prix plus avantageux, mais on s'aperçoit qu'il existe encore de nombreuses maisons de retraite commandant leurs produits et services directement. Le potentiel de massification des achats reste donc énorme !

Répartition du budget de fonctionnement

Globalement on estime que le budget d'un EHPAD se répartit entre les dépenses de personnel 70 %, les dépenses afférentes à l'exploitation courante : environ 15 % et les dépenses afférentes à la structure 15 à 16 %. Selon une étude Xerfi, la répartition globale des charges se répartit à 60 % pour le personnel, 20 % pour les charges d'exploitation et à 20 % pour les autres charges (indirectes, financières, amortissement). Logiquement l'étude souligne que " les acteurs de taille importante bénéficient d'une prime à la taille, avec des marges supérieures ". L'optimisation commerciale et des processus de gestion, la rationalisation et la mutualisation permettent de maximiser les relations avec les fournisseurs et d'obtenir de meilleurs prix. Cependant on observe que même les groupes importants font appel aux centrales de référencement, ce n'est pas l'apanage des structures isolées.

L'acheteur, au centre de la performance

La crise économique produisant ses effets, les établissements publics comme privés ou associatifs ont plus que jamais besoin de réaliser d'importantes économies sur leur fonctionnement. Il est clair que les centrales d'achats sont une aide mais que la performance individuelle de l'acheteur, son travail de benchmarking, de travail en réseau, la mutualisation avec d'autres établissements, est fondamentale. À chacun de savoir porter ses efforts sur ce qu'il juge essentiel.

Patrice Lefrançois