L'écriture professionnelle répond à des règles simples. Hiérarchiser les informations, limiter le nombre d'idées par phrase, miser sur la sobriété,...

Contrat de séjour, règlement de fonctionnement, livret d'accueil, comptes-rendus du CVS (Conseil de la Vie sociale) ou de réunions avec les personnels, dossiers individuels des résidents,... on écrit beaucoup en EHPAD ou en EHPA. Si pour certains l'exercice est facile, pour d'autres il est plus délicat. " Je passe beaucoup trop de temps sur mes écrits, confie ce directeur d'un EHPAD associatif. Il faut que je sois au calme, que je relise. Est-ce que le résultat est convaincant ? Je n'en suis pas si sûr... " Un point de vue conforté par celui d'un directeur régional d'un groupe du secteur privé lucratif. " Les directeurs ne sont pas formés pour écrire, reconnaît-il. Aussi je demande à voir les courriers qu'ils adressent aux familles ou aux tutelles... et souvent je les réécris. " Perte de temps, informations non comprises,... on peut faire mieux ! Comment ? En appliquant quelques règles valables pour tous les secteurs d'activité et fonctions.

La première d'entre elles est la définition du message essentiel et la hiérarchisation de ses éléments. Ce travail indispensable fait gagner du temps lors de la rédaction. Il s'agit de répondre aux questions suivantes et dans cet ordre : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? Souvent dans la culture française cartésienne, le pourquoi prend le dessus...

Une idée par phrase !

Autre règle, la simplicité. Prenons comme exemple cette phrase, extraite d'une demande de stage adressée à un EHPAD. " Dans ce cadre je vous propose d'accompagner vos salariés dans un travail de réflexion qui vise à leur permettre de trouver collectivement de nouvelles ressources afin de dépasser les difficultés qu'ils rencontrent dans l'exercice de leur fonction." Que mémorise-t-on de cette phrase ? A coup sûr pas grand-chose. Découragé, le lecteur pourra soit relire le courrier, soit le jeter... Avec 40 mots, la phrase est trop longue. La mémoire à court terme est incapable de retenir autant de mots. Arrivé à la fin de la phrase, le lecteur en a oublié le début. Là encore il existe des principes à découvrir. Autre défaut de la phrase, le nombre trop élevé d'idées : accompagner les salariés, trouver des ressources, dépasser les difficultés,... La règle d'or ? Une idée par phrase !

Pour que l'écriture soit efficace, elle doit aussi être débarrassée de ses " pollueurs " : adverbes, forme passive, barbarismes.

Parce que la forme conditionne le fond, la mise en page du document est importante. Exemple : pour être remarqué un mot, un titre, doit utiliser au plus deux attributs (gras, italique, souligné, couleur).

Autant de règles qui seront abordées dans le stage Écrire avec efficacité.

Marie-Suzel Inzé

Géroscopie Formation propose un programme sur le perfectionnement de l'écriture : Ecrire avec efficacité. Une formation aux techniques simples et efficaces de la communication écrite d'une journée. Elle est assurée par une journaliste/auteur connaissant la filière gérontologique et pouvant adapter le contenu à des situations concrètes.

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