L'ERP est une solution logicielle qui répond aux différents volets organisationnels et stratégiques de l'EHPAD et permet d'exploiter les données de l'établissement pour avoir une vision stratégique. Présentation.
Gérer l'EHPAD de A à Z
Un ERP, Késaco ?
ERP signifie en anglais « Enterprise Resource Planning » que l'on peut traduire par «Planification des ressources de l'entreprise». En français, on parle également de PGI, pour «Progiciel de gestion intégré». Cette solution logicielle a concrètement pour vocation de traiter les différents pôles d'une entreprise. C'est un outil informatisé de pilotage de l'établissement couvrant l'ensemble des besoins de l'EHPAD. Un ERP est généralement subdivisé en modules qui répondent chacun à un domaine de gestion de l'établissement : gestion des résidents, gestion administrative et financière, ressources humaines, gestion des soins et des dossiers médicaux, circuit du médicament, ...).
Quels sont les avantages ?
« L'ERP apporte une vision stratégique des différents acteurs. C'est une solution modulaire mais intégrée répondant aux besoins propres de l'EHPAD : facturation, comptabilité, soins, circuit du médicament. Historiquement les logiciels en EHPAD fonctionnaient en mode «silo », comme par exemple un logiciel compta, un logiciel RH... L'ERP est une solution globale pour le pilotage quotidien de l'EHPAD. Nous équipons 1400 EHPAD, 35 % des groupes d'établissement et le reste des établissements isolés », explique Grégoire de Rotalier, gérant et directeur de MALTA Informatique qui édite le logiciel ERP TITAN. Un ERP émane d'un éditeur unique. En cas de saisie de données, l'information est mise à jour en temps réel dans l'ensemble des autres modules associés. Le système garantit la traçabilité de l'information. Il peut couvrir l'ensemble du Système d'information de l'établissement (sauf si l'EHPAD choisit, dans un premier temps, de ne pas implémenter certains modules de l'ERP).
« Un ERP connecte les fonctions métiers en utilisant les données communes ; standardise les processus et les données de l'établissement ; transforme l'information brute en données utiles pour le pilotage». En somme, apporte de la hauteur de vue», égrène la société Altaïr, éditrice de logiciels pour le secteur social et médico-social.
«Le logiciel TITAN conserve des données d'activités disponibles pour un établissement ou un agrégat; durée moyenne de séjours, les GIR. Il est possible de générer un rapport d'activité médical avec 200 Items automatiques. Cela permet au médecin coordonnateur de comparer l'année en cours par rapport à l'année précédente », illustre Grégoire de Rotalier.
Si les logiciels ERP sont d'une aide très utile à la conduite de projet, leur utilité doit pourtant être comprise de tous les acteurs du projet. Une préparation des équipes à l'arrivée de l'outil avec un travail de communication en interne est nécessaire afin de fédérer et faire adhérer au projet. « Désigner 1 ou 2 référents qui portent le projet en interne avec l'éditeur, mener une réflexion sur les objectifs à atteindre notamment chez les EHPAD «primo-équipants», conseille le directeur de MALTA Informatique.
Les engagements de l'éditeur
« Un éditeur doit en amont bien connaître l'établissement, son statut, ses objectifs et ses priorités, les problématiques et les limites du logiciel et proposer au directeur d'EHPAD un haut niveau d'accompagnement. L'informatique d'EHPAD ne coûte pas très cher. On est sur un rapport de 1 à 5 par rapport au secteur sanitaire. Et les écarts de prix entre les solutions logicielles sont un logiciel mal qualifié, mal calibré, une hotline injoignable, cela peut avoir des effets contreproductifs sur les équipes. Le directeur d'EHPAD doit être vigilant aux coûts cachés éventuels», avertit Grégoire de Rotalier.
