Comment obtenir des prix attractifs quand les quantités à acheter sont faibles? Il suffit de se regrouper. C'est ce qu'a fait Daniel Bussy en regroupant plusieurs établissements publics, certains sous son autorité, d'autres venant profiter de l'initiative comme le SIH d'Harcourt, d'autres établissements hospitaliers, ainsi que des collectivités territoriales (mairies), communauté de communes. Le but était d'optimiser la chaîne logistique, de l'achat jusqu'à la livraison.

Les commandes ne concernent qu'un nombre limité de produits : conserves alimentaires, produits diététiques, produits d'entretien, d'hygiène, d'incontinence, produits d'atelier, matériel de bureau, produits d'hôtellerie... Rien de très stratégique mais qui touchent des fournitures indispensables, et très souvent identiques pour tous les établissements.

Création d'un GIP

La création d'un GIP avait essentiellement un intérêt économique et fiscal puisque cette structure oblige à payer de la TVA mais aussi à la récupérer. Le GIP relevant de l'article 239 quater B (code des impôts) n'est pas non plus assujetti à la taxe d'apprentissage. Toutes les structures sont libres d'adhérer au GIP (collectivités, associations).

Plutôt que chaque adhérent agisse séparément, c'est le GIP qui s'occupe de tout: commandes, facturation, réception, stockage, préparation et distribution.

Chaque établissement fait connaître ses besoins au moyen de documents formalisés. Une fois les besoins collectés, la plateforme passe les marchés publics, puis passe commande, réceptionne les marchandises et paie les factures. Le travail de chaque établissement se limite à faire connaître ses besoins et à payer ce qu'il doit !

La relation fournisseur-client

La plateforme envoie de manière hebdomadaire les marchandises commandées, par service ou unité, soit en complétant les stocks existants, soit en fournissant le nombre de produits commandés. Le personnel employé par la plateforme va ensuite livrer les produits et remet les factures correspondantes à l'établissement.

Pour que cette chaîne fonctionne, le GIP a déterminé un mode de fonctionnement: chaque service se voit doté d'une dotation en produits, cette dotation étant complétée de manière hebdomadaire.

Un catalogue de produits est établi pour faciliter la prise de commandes, chaque commande doit être ensuite validée par le service économique.

«Sur un budget de départ de 2 411 000€, avec des frais de fonctionnement de 211 000€, la plateforme logistique nous permet d'économiser 150 000€ sur les achats, et 89 000€ sur les coûts salariaux dans les établissements», explique Daniel Bussy. Ce mode de fonctionnement apporte aussi beaucoup de souplesse dans la commande, la livraison et la facturation. Une application développée en interne nous permettra de commander via internet, de manière tracée et sécurisée grâce à un identifiant unique et un mot de passe.