Être directeur d'un établissement est déjà complexe, mais diriger deux établissements importants suppose une très bonne organisation et une bonne collaboration des équipes. L'association alsacienne Hespérides située près de Strasbourg illustre notre propos.
L'emploi du temps très structuré d'un directeur
Le chamboulement de l'organisation initiale génère rationalisation et attractivité. À son arrivée en tant que directeur-général de l'association il y a 5 ans, Philippe Ballorin avait trouvé une structure classique : un directeur-général au sommet de la pyramide, un directeur par EHPAD, et quasiment toutes les fonctions supports doublonnées.
Dans un objectif évident d'économies budgétaires, Philippe Ballorin recrée une organisation basée autour d'un directeur unique, assisté d'une directrice adjointe pour les deux EHPAD.
Ils sont soutenus par cinq assistantes pour les fonctions supports (voir tableau) à raison de 3 assistantes dans une résidence et deux dans l'autre, les résidences Herrade et Ermitage n'étant distantes que de 12 km. Les procédures sont unifiées et harmonisées.
En termes de personnel, l'association qui subissait un certain " turn-over " attire désormais : un seul médecin-coordonnateur à plein-temps pour les deux résidences ainsi qu'une diététicienne à mi-temps. De plus, les 20 postes manquants du début ont tous trouvé preneurs, grâce à une politique de fidélisation et de formation menée par la directrice générale adjointe, de formation ressources humaines.
Philippe Ballorin comment gérez-vous votre emploi du temps ?
Une certaine rigueur est nécessaire pour rassurer résidents et personnel. Je me suis engagé par écrit à être présent à jours fixes dans chacune des résidences, en alternance, le cinquième jour étant consacré à des tâches managériales transversales ou à des réunions extérieures. Mon adjointe est présente à égalité dans chaque EHPAD.
Comment sont réglés les problèmes au quotidien ?
L'essentiel des questions est réglé sur place par les chefs de service qui ont de vraies délégations et qui savent établir les priorités.
Nous avons mené des réflexions sur les procédures dans le sens d'une recherche d'autonomie des chefs de service : je dispose d'équipes spécialisées et professionnelles.
Grâce aux nouvelles technologies fort utiles, l'informatisation totale me donne accès à toutes les données pour une gestion à distance en temps réel, lecture des transmissions ou des entrées et des sorties, par exemple.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la formule ?
La difficulté est d'éviter le sentiment d'injustice du personnel, qui estime que vous passez toujours plus de temps dans l'autre établissement ! Les familles et les résidents n'ont pas ce ressenti. Une organisation plus classique supposerait un établissement " leader " et un établissement subsidiaire.
En revanche, je n'ai pas de frais de siège, les coûts sont optimisés, les achats notamment.
Nous mutualisons tout ce qu'il est possible de faire : formations, pratiques et protocoles, quelques sorties ou événements d'animation. La chorale des Foyers-logements vient chanter dans les EHPAD, les résidents viennent déjeuner.
Quant aux congés d'été, nous avons mené un accord-cadre de coopération entre 6 EHPAD proches (730 lits) : chaque directeur assure une astreinte.
Revenir à une organisation plus classique, c'est-à-dire à plein-temps dans un seul établissement ? la réponse de Philippe Ballorin est claire : c'est non !
