Choisir le bon moment pour proposer un entretien de recadrage est fondamental. S'il ne faut pas l'organiser dès la première erreur, il est essentiel de ne pas trop attendre, pour éviter que l'événement se répète. Pour qu'il ait du sens, il doit être l'objet d'une faute significative ou être motivé par un comportement inapproprié. Surtout si cet entretien peut s'accompagner de sanctions.

Si le manager pense que le collaborateur a le potentiel pour progresser et que cet échange sera bénéfique, pour lui comme pour l'entreprise, il peut choisir d'éviter la sanction. Le but n'est pas de « punir » le salarié mais bien de corriger son comportement.

L'entretien de recadrage doit être mené avec bienveillance car l'erreur de l'employé peut être involontaire, résulter d'une méconnaissance des règles de l'entreprise ou d'une surcharge de travail et de stress.

Le collaborateur peut se sentir très anxieux lors de cette « confrontation » : que va-t-on lui reprocher, va-t-il être sanctionné ? Quelle posture doit-il adopter ? L'attitude du manager devra ainsi s'adapter au tempérament du salarié.

L'entrevue reste une occasion précieuse d'ouvrir un espace de dialogue avec le collaborateur afin de partager ses difficultés. Le manager doit pour cela instaurer un climat de confiance et favoriser l'échange afin que l'entretien soit perçu comme une opportunité pour le salarié de se remettre en question et de se concentrer sur sa mission et ses objectifs. Pour qu'il soit réussi, un entretien de recadrage doit suivre un processus rigoureux, dans son organisation comme dans son déploiement.

1. Préparer la rencontre

L'entretien de recadrage se prépare. Il faut d'abord s'assurer que la dérive constatée mérite ce type de rencontre. Si tel est le cas, il est indispensable de structurer le propos en amont. Quel message faire passer ? Comment aborder le sujet ? Quelle(s) solution(s) envisager ? Les preuves sont-elles suffisamment tangibles pour étayer les dires ? Quelles questions poser ? Le lieu est également important. Il vaut mieux privilégier un bureau au calme, sans risque d'être dérangés.

2. Accueillir et cadrer

Une fois informé de sa convocation, le collaborateur risque de paniquer et d'être sur la défensive. L'accueil qui lui sera réservé est déterminant ! Il est essentiel de rester cordial, souriant et de détendre l'atmosphère. Un entretien de recadrage sous tension ne produira rien de bon ! Dès le début, il faut annoncer la raison de la convocation, ainsi que les objectifs de l'échange, et surtout proscrire toute agressivité à l'égard de la personne. Il faut surtout cadrer l'entretien, ne pas tomber dans un duel d'arguments, garder son sang-froid et adopter un ton neutre.

3. Présenter les faits

C'est probablement l'étape la plus importante d'un entretien de recadrage. Car c'est à ce moment précis que sera justifiée la tenue d'un tel échange. Il est ici primordial de présenter les faits avec la plus grande objectivité possible, sans porter de jugement de valeur et en se focalisant sur des actions précises. Il convient de commencer par décrire ce qui est reproché à l'employé et les conséquences produites.

Le petit truc : faire appel à la méthode DESC (Décrire, Exprimer (son ressenti), (trouver la) Solution, Conclure) qui est souvent utilisée pour formuler un différend sur un mode inspiré de la communication non violente.

4. Rester à l'écoute

Une fois les faits exposés, il n'est pas impossible que le collaborateur adopte une attitude défensive et soit dans l'incompréhension. Il faudra faire preuve d'écoute et le laisser s'exprimer. Il faut lui demander des explications précises et lui donner le temps nécessaire pour développer ses arguments. Sa perception de la situation est bien souvent différente. C'est un levier pour construire un échange constructif. S'il est important de prendre en considération les problèmes (professionnels ou personnels) traversés par le collaborateur, écouter ne veut pas dire accepter. En cas de désaccord, il est prioritaire de lui faire comprendre qu'il doit assumer sa part de responsabilité.

5. Trouver des solutions

Après l'argumentation et l'échange, il est temps de trouver des solutions pour améliorer la situation. S'il a des propositions, l'établissement peut peut-être l'aider à les mettre en oeuvre, en fixant un échéancier précis, tout en précisant les conséquences quant aux sanctions si le changement ne se produisait pas.

6. Conclure et accompagner

Pour conclure l'entretien de recadrage, remercier le collaborateur pour sa disponibilité et son ouverture d'esprit est une étape de reconnaissance. Il est également possible de lui proposer de revenir en cas de difficulté. L'entretien doit s'achever sur une note positive.

Parfois, un deuxième entretien est nécessaire pour mesurer les progrès ou les écarts et, si c'est le cas, il faudra probablement qu'il s'accompagne de sanctions...