La plupart des 10 000 structures d'hébergement existantes restent peu équipées en outils logiciels et en matériel informatique. Mais la demande est en pleine croissance car l'informatique est un levier efficace pour accroître la cohérence et la flexibilité de la gestion d'un ou de plusieurs établissements, dans la mise à disposition d'outils d'analyse de l'activité, dans la traçabilité des soins et de chaque résident, dans la tenue de plannings de plus en plus complexes à gérer. On imagine mal une entreprise ne pas avoir recours à des logiciels spécialisés. Un établissement hébergeant des personnes âgées fait face à des enjeux aussi importants et au moins aussi difficiles. La différence c'est qu'il lui faut des outils adaptés à des problématiques bien spécifiques. Et pour cela il faut bien connaître ces activités, interroger les responsables de chaque service afin d'identifier les besoins et associer des professionnels du secteur pour offrir des solutions adaptées. Dans cette quête de solutions logicielles, nous avons demandé aux grands fournisseurs de solutions de nous expliquer la manière dont ils abordent le sujet. Selon eux, " Comment l'informatique peut-elle aider les établissements à améliorer la prise en charge des résidents, notamment en matière de ressources humaines et de démarche qualité" ?

Accompagner le résident

- Malta informatique

Grégoire de Rotalier, directeur Les logiciels experts en EHPAD, tels que TITAN, peuvent améliorer de façon très significative la prise en charge des résidents. Dès lors que les enjeux initiaux sont traités, comme la traçabilité des soins ou le circuit du médicament, l'EHPAD devra rapidement constituer un projet d'accompagnement des résidents de grande qualité, d'une part pour améliorer la prise en charge et le bien être des résidents et d'autre part pour être conforme à la réglementation. Celui-ci doit donc être très proche des recommandations de l'ANESM, en se basant sur des recueils de données paramétrables et réévaluables, la possibilité de définir des objectifs pour chaque résident en y associant un plan d'actions formelles attachés aux soins, à l'animation, aux activités thérapeutiques ou aux observations. Bien sûr l'informatique apporte une restitution automatique des évaluations et des actions réalisées pour chaque résident. Tous ces enjeux ont été traités dans TITAN apportant un véritable outil aux EHPAD de prise en charge des résidents qui ne se limite pas au seul périmètre des soins. Depuis 1999, TITAN permet à plus de 900 établissements de relever ces défis.

Centraliser les informations

- Solware Santé

Solware Santé met en place un projet centralisé qui répond à différents objectifs : favoriser la collaboration entre professionnels et intervenants pour abaisser au maximum les risques grâce à un outil centralisateur qui permet de fluidifier l'information, mais surtout de sécuriser les données, dès l'écriture de l'ordonnance par le médecin traitant. Ainsi ADEF Résidences qui gère 17 EHPAD (CA de 74 millions d'euros avec 1200 salariés) a confié a ASC2i, du groupe Solware Santé, la gestion informatique centralisée de ses établissements. Le déploiement, entamé il y a deux ans, permet un pilotage informatisé du dossier du soin, du dossier médical en passant par la gestion administrative et du personnel... Ce pilotage s'étend aujourd'hui avec PSI, et avec une évolution du logiciel sur le planning de soins (PACSS, planning d'activité simultanée soin), et aux établissements dédiés aux personnes handicapées (MAS, Foyer de Vie et FAM) grâce à une version " handicap " du logiciel baptisé PVSI. ADEF Résidences gère aujourd'hui 8 établissements avec un pilotage informatisé du dossier de soin, du dossier médical en passant par la gestion administrative et du personnel... A l'heure où la demande d'une surveillance du circuit du médicament s'amplifie, ces fonctions s'avèrent nécessaires que ce soit en termes d'efficacité pour les groupes en développement tel ADEF Résidences ou de sécurité pour les résidents.

Traçabilité et partage de l'information

- M. Philippe Thalamy de Teranga Software-NETSoins : Les apports de l'informatique en EHPAD sont nombreux

1/ La traçabilité gage de qualité Il est possible très simplement et rapidement de noter chaque acte effectué pour une personne. Cette traçabilité doit idéalement s'opérer en direct auprès du résident et doit être intelligente. Par exemple, il est possible de noter qu'un soin a été effectué ou encore qu'une température a été prise et de visualiser en direct les précédents relevés de température (tablettes, ordinateurs portables...). En cas de problème, l'alerte peut être donnée immédiatement, et les cadres de santé ou encore les médecins à leurs cabinets reçoivent en temps réel l'information.

2/ Gain de temps Allez vite pour effectuer les obligations de traçabilité c'est du temps à passer en plus avec la personne.

3/ Améliorer la communication entre intervenants Coordonner les soins et partager l'information entre aides soignantes, infirmières et médecins voilà un enjeu essentiel, sans compter que tous ces acteurs, notamment les intervenants libéraux, ne sont pas forcément dans l'établissement (technologie web nécessaire).

4/ Améliorer la sécurité Un système de prescription sécurisée et le respect des étapes du circuit du médicament sont des gages de qualité de prise en charge des résidents. Il y aurait encore beaucoup à dire...

Dégager du temps

- Laurent Brunie,

Directeur d'activité chez Berger-Levrault. (société PROG'OR) : Dans les Ehpad, l'aspect humain de la prise en charge des résidents est l'un des aspects essentiel du travail du personnel soignant, c'est pourquoi il s'avère important de leur dégager du temps pour l'écoute et l'échange. La maîtrise de l'organisation de leur travail est donc un enjeu essentiel pour l'accroissement de leur efficacité et l'informatique est l'un des moyens les plus efficaces pour atteindre cet objectif. Sa réussite passe par la prise en compte des éléments suivants : l'organisation des soins avec la liste ordonnée et catégorisée des tâches à faire ; les transmissions pour faciliter les passages d'équipes ; la gestion unique des agendas pour optimiser les rendez-vous internes et externes et enfin, le projet de vie pour élargir la démarche à tout ce qui ne dépend pas du soin au sens strict. Sans compter le fait que l'informatique va aussi clarifier les ordonnances, éviter les erreurs de lecture et de recopie, les problèmes d'interactions et d'incompatibilités médicamenteuses ainsi qu'aider le médecin à détenir un dossier médical clair. En outre, face aux exigences de plus en plus fortes des familles, l'informatique va également permettre de s'inscrire dans une démarche qualité optimale en disposant d'une traçabilité sans faille. Ce sont bien ces différents enjeux, le temps consacré au résident, l'efficacité du personnel et la traçabilité des évènements qui caractérisent les gammes Gestion du Dossier de Soins de Berger-Levrault.

Télégestion Mobile et bureautique santé

- M. Bernard Chevalier, de Medisys : Les dernières innovations medisys portent d'une part sur le développement de la télégestion mobile, avec le succès des logiciels embarqués Medisys Mobile & Tag ® sur Smartphone qui permettent aux soignants de réaliser une partie de leurs tâches de gestion en temps réel durant leurs soins auprès des patients. Par exemple saisir en temps réel les transmissions, être informé d'une alerte, suivre un plan de soins prévisionnel, saisir les soins réalisés sur un diagramme et l'envoyer sur l'application de gestion en temps réel... représente des gains importants sur le temps de travail administratif. D'autre part et en continuité, alimenter le Dossier Médical Personnel (DMP) qui représente un élément clé dans la qualité et la continuité des soins. Il s'agit ici de mettre en oeuvre ce qu'on appelle désormais ''la bureautique santé''. Des expérimentations sont en cours pour développer l'alimentation du DMP, précisément en prenant appui sur des structures du secteur médico-social comme les services de soins infirmiers à domicile et les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes. Cette expérimentation est actuellement porté par les régions Picardie et Aquitaine. La bureautique santé medisys permet de saisir des comptes rendus comme les dossiers de liaison, les données issues des transmissions ciblées, les prescriptions, les résultats d'analyses, ... pour alimenter le DMP en préservant la sécurité des informations qui régit la transmission de données médicales et leur hébergement. La mise en oeuvre de ces deux innovations est de nature à apporter un atout considérable pour améliorer la prise en charge du résident en préservant le temps de présence des soignants auprès de leurs patients et en développant la qualité et la coordination des soins. Cette fluidité améliorée dans la gestion des tâches et la qualité de l'information qui en découle aura évidemment des effets favorables sur l'optimisation des coûts de gestion.

Plannings d'équipes : un vrai casse-tête ?

- Christophe Queval, directeur Everytime Technologies : EVERYTIME Technologies SA intervient dans le domaine de l'efficience des organisations. Elle contribue efficacement, grâce à la solution TeamPROJECT, à résoudre la lourde problématique du " Comment placer les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût ? " Notre société a conçu une offre ayant pour objectif de satisfaire les besoins opérationnels des gestionnaires d'équipes en matière d'affectation de compétences et d'optimisation de plannings des personnels d'EHPAD. (Christophe QUEVAL : 02.35.78.11.22 / 06.50.16.62.78)

Medgicnet améliore l'efficacité d'un établissement de 8 à 10 %.

- Alain Durel, président de Medgic Group L'amélioration de la prise en charge du résident repose avant tout sur 3 points importants: respect de processus issu de l'expérience collective, disponibilité du personnel une fois déchargé des contraintes liées au respect de ces processus, échange d'informations entre les personnels de l'établissement. MedgicNet a été conçu pour répondre à cette problématique. Nous détaillons, à titre d'exemple, l'intégration du processus d'admission dans MedgicNet: MedgicNet intègre une gestion de l'admission des futurs résidants, unique, respectant les préconisations de la DGAS. Cette organisation fait que la personne qui souhaite rentrer dans l'institution suit un parcours lui garantissant : la liberté de choix d'entrer ou non dans l'institution et l'adaptation de l'institution à ses besoins. Chacune des étapes de MedgicNet correspond à une demande d'informations, de validations d'avis (de la direction de l'établissement et des équipes soignantes) et de gestion de documents (courriers, contrat de séjour, désignation de la personne de confiance...). Il est impossible de passer à l'étape suivante sans avoir, renseigné, validé ou imprimé les informations demandées. MedgicNet répond ainsi au respect du processus. Processus qui pourra être modifié aisément en fonction de l'évolution de l'organisation de l'établissement. De plus, grâce à sa simplicité d'utilisation et à son process automatisé, MedgicNet élimine les tâches fastidieuses de rédaction, de copie de documents, ce qui augmente la disponibilité du personnel vis-à-vis du résident. L'usage de Medgicnet améliore l'efficacité de 8 à 10 % d'un établissement. Enfin dans Medgicnet, un résidant ne pourra être admis sans que la direction mais aussi l'équipe médicale aient donné un avis d'où la nécessité d'échange d'information entre le personnel. Nous pourrions aussi vous développer le projet individualisé de vie et de soins, la gestion du dossier médical et du dossier de soin, la sauvegarde des données de santé, etc. Pour chacun, MedgicNet respecte les 3 points : processus, disponibilité et information. D'autre part, MedgicNet est un outil 100% Web qui élimine toute la problématique de maintenance, de réseau local et d'accès pour l'utilisateur et augmente le service rendu au résident.