L'élaboration et la mise en oeuvre d'un projet managérial suit et répond à des étapes précises, afin d'amener les équipes à travailler avec une plus grande efficacité et développer un attachement à l'établissement, donneur de sens et porteur d'une vision. Ce projet permet de fédérer des salariés motivés et de fidéliser une équipe encadrante.

Pour réussir, quelques préalables sont toutefois nécessaires dont celui d'ancrer la démarche dans le projet d'établissement. Et pour être sûr de sa réussite, veiller à ce qu'il ne soit pas trop long ou difficile à mettre en oeuvre au risque de décourager les habitués de l'action.

Le projet doit intéresser le plus grand nombre de collaborateurs pour lutter contre le « silotage » et apprendre à travailler ensemble, en intégrant les contraintes des autres services. Le conseil est donc d'élaborer et de travailler son projet managérial en cocréation avec son équipe - en s'assurant que cela corresponde à la culture de la société et à la stratégie de l'entreprise.

Les étapes clés pour bien conduire son projet

Clarifier son ou ses objectifs

Cette phase est fondamentale car elle peut concerner un sujet de court comme de long terme.

Il faut commencer par organiser une première réunion de « brassage d'idées » ou de « brainstorming » durant laquelle les objectifs souhaitables et la méthode pour les atteindre sont définis (méthodes connues - « post-it », « Trigger[1] » ou méthode CQFD[2]), matérialisée ensuite par la rédaction descriptive mais succincte du projet choisi (efficience et performance ; amélioration de la qualité et de la sécurité des soins ; qualité de vie au travail, etc.).

Détailler le contenu

Une fois les grandes lignes du projet établies, l'équipe peut s'atteler à en définir les contenus. Les objectifs doivent être concrets et dans la mesure du possible quantifiables (KPI).

Attention : il faut toujours commencer par réfléchir aux besoins spécifiques de chaque acteur ou partie prenante (les soignants, le staff, les résidents), tout en cherchant à bien identifier la ou les problématiques à résoudre.

Inscrire le projet dans une durée

Après avoir déterminé la chronologie générale (timeline), il convient d'aligner les livrables avec les résultats attendus. Le détail est ici plus précis et opérationnel que lors de la planification des objectifs car les diverses tâches à réaliser au cours du projet y sont non seulement définies mais détaillées.

Parallèlement, les résultats et les principaux livrables attendus sont documentés afin de poser les bases du calendrier du projet.

Pour les projets complexes, ne pas hésiter à utiliser la méthode « Agile » et à procéder par itération pour diviser les tâches en petits « sprints ». Pour les projets plus traditionnels, utiliser la méthode « Waterfall » (ou en cascade). Elle propose une approche étape par étape, plus rigoureuse.

Estimer le budget du projet

Le budget doit tenir compte de la rentabilité du projet, des ressources disponibles et des tâches externalisées. Le cas échéant, il ne faut jamais oublier que les métiers du médico-social comme de la santé fonctionnent au sein d'un écosystème ouvert dans lequel des coopérations avec d'autres organisations sont non seulement envisageables mais souvent fécondes : participation à des appels à projets et partenariats avec des mairies, des crèches, des associations (la Croix-Rouge...).

Penser à communiquer

Certes le fond est fondamental mais pour « emmener » les équipes et réussir un projet pérenne, il est nécessaire de communiquer régulièrement sur les objectifs, les réalisations à venir, l'implication des uns ou des autres, l'avancement des dossiers, le planning...

Des tableaux de bord avec des indicateurs spécifiques (activité, qualité...) favorisent la communication via internet et facilitent l'échange d'informations. D'une manière générale, il ne faut pas hésiter à insister sur l'intérêt du projet pour sa qualité en valorisant l'efficacité du travail réalisé et reconnaître le rôle et la compétence de l'encadrement intermédiaire et de proximité.