Au-delà de l'accompagnement humain, l'EHPAD doit apporter un appui administratif aux proches d'un résident décédé afin de s'assurer du respect effectif des droits du défunt et de ses ayants droits. Quelles sont les étapes administratives à ne pas négliger ?
Les démarches administratives à réaliser
Le certificat de décès
D'abord il faut chercher un médecin pour établir le certificat de décès. Médecin coordonnateur, médecin traitant, urgentiste, plusieurs solutions existent. Reste que face aux nombreux impayés, le recours à ces professionnels est de plus en plus difficile. Pour limiter ces situations, l'indemnisation de la mission d'astreinte a été réévaluée par décret daté du 10 mai 20171.
Une fois établi, ce certificat sera transmis, dans un délai de 24h, au bureau d'état-civil de la mairie du lieu de décès.
La conservation du corps
Une fois le décès constaté, l'établissement doit rechercher si le défunt l'avait informé de la souscription d'un contrat obsèques ou de volontés sur ses funérailles. Dans la négative, en concertation avec les proches, l'établissement recherche la solution la plus appropriée, et conforme aux croyances du défunt. Avant les funérailles, le corps pourra être conservé dans l'établissement (en cas de présence d'une chambre de conservation), dans sa chambre (max 6 jours ouvrables après le décès) en contrepartie d'une solution de conservation (par le froid ou par les soins) ou transféré en chambre funéraire (sur accord des proches, sauf en cas d'impossibilité de les joindre dans un délai de 10 heures à compter du décès). Si l'établissement est à l'origine de la demande de transfert du corps, il devra s'acquitter du paiement.
Le retrait des biens personnels
Après avoir rappelé le délai mentionné dans le règlement de fonctionnement pour le retrait des biens et objets personnels du défunt dans l'établissement, une information sur les règles relatives aux objets abandonnés doit être communiquée aux personnes qui se présentent pour accomplir les formalités de décès, précisant que, sauf dispositions contraires prises par le disparu et connues, la restitution n'est effectuée qu'aux héritiers. Dès lors qu'ils sont connus, dans le cas où cela n'est pas fait, un document les invitant à procéder au retrait des biens mobiliers, un an max après le décès, doit leur être remis. Ce document précisera le devenir de ces objets qui resteraient en dépôt dans l'établissement. Un état des lieux (EDL) de sortie devra également être dressé.
La clôture de la facturation
Dès le décès, la facturation de la chambre sera réduite du montant des charges variables relatives à la restauration et à l'hôtellerie, de la dépendance et des prestations facultatives jusqu'à libération effective du logement. Si le défunt recevait l'aide sociale, le règlement départemental d'aide sociale fixe la date d'arrêt de la facturation après le décès. Même en l'absence d'un EDL et du retrait des biens personnels, 30 jours après le décès, la facturation est clôturée. L'établissement invite les ayants droits à se faire connaitre afin de leur restituer le montant du dépôt de garantie, le cas échéant, les sommes trop perçues correspondant à des prestations non délivrées en raison du décès. Ces sommes pourront être remboursées aux ayants droits, s'il y en a, sur présentation d'un titre officiel.
