Si la démarche qualité impose de mobiliser tous les personnels et de personnaliser le référentiel et la batterie d'indicateurs utilisés, il est plutôt fastidieux de rechercher la documentation et de créer soi-même tous les documents demandés d'ici à décembre 2013. Pourquoi ne pas opter pour un outil informatique utilisable par l'équipe et ayant déjà stocké dans sa base de données les principaux référentiels disponibles sur le marché, et recensé toutes les questions posées les professionnels ayant déjà expérimenté la démarche? De fait, les modèles proposés, la structuration de la démarche en différentes étapes, les indicateurs déjà paramétrés, les modèles d'enquête de satisfaction permettent de gagner du temps et de s'affranchir des hésitations du débutant.

Certes, ces logiciels ne résolvent pas tout et il est même recommandé de demander l'aide d'un consultant spécialisé. Il est également souhaitable d'envisager des formations pour les personnels car la démarche qualité est un projet complet qui vise à améliorer la satisfaction des résidents et qui passe par la mise en place d'un travail collectif, permanent, de réflexion et d'évaluation de ses pratiques professionnelles et de la satisfaction des résidents. Reste que chacun est libre de construire son projet: l'Anesm précise en effet que "les ESSMS sont libres de choisir leurs outils d'évaluation interne parmi ceux déjà existants, de les adapter ou même de les créer" (Circulaire du 21 octobre 2011).

Les logiciels peuvent donc être des supports utiles de la démarche qualité. Nous avons demandé à plusieurs sociétés de nous présenter leur produit.

IJTRACE d'ADOG SOFT

M. Gérard Dédiès :

Le logiciel IJTRACE permet de centraliser, maîtriser, piloter toutes les informations nécessaires à la réalisation de l'évaluation interne : utilisation du référentiel choisi, gestion des documents preuves, suivi des plans d'actions, gestion des événements indésirables, gestion des enquêtes de satisfaction.

L'acquisition d IJtrace permettra de pérenniser le travail réalisé lors de l'évaluation interne en proposant des outils de suivi des actions qui en découlent. Il facilitera ainsi la préparation de l'évaluation externe et l'entretien avec les évaluateurs. IJTRACE est aussi un outil de communication pour tous les services de l'établissement.

Quels sont les particularités du logiciel?

Facile d'utilisation, IJTRACE s'adresse à tous les collaborateurs. Il fédère l'ensemble des agents autour d'un outil de travail commun.

La traçabilité par métier est-elle requise dans le cadre de l'évaluation interne?

La traçabilité par métier est incontournable car elle contient toutes les informations nécessaires à la production des indicateurs et à la validation des actions d'amélioration.

Beaucoup d'établissements n'ont pas les moyens de s'adjoindre un cabinet d'audit. Est-ce qu'utiliser un logiciel rend le même service pour moins cher?

Si l'encadrement est suffisant, oui. Sinon tout va dépendre de la capacité de la direction à impliquer son équipe. L'utilisation d'ijtrace permet à l'établissement de pérenniser sa démarche d'amélioration de la qualité.

Blue Medi de BLUEKANGO.

M. Jean Marc Briand, Président: Notre logiciel Blue Medi présente 3 innovations: il associe à l'auto-évaluation une véritable conduite de projet et une gestion documentaire. Au niveau informatique, il est directement accessible par Internet permettant aux EHPAD de se dispenser d'une infrastructure serveur lourde et onéreuse. Munie d'un login et mot de passe, chaque personne de l'EHPAD accède à son environnement d'auto-évaluation toujours à jour des dernières obligations réglementaires et référentiels.

L'ANESM ne propose pas de référentiel. Que proposez vous pour aider les directeurs d'EHPAD ?

Effectivement le choix de l'ANESM peut désorienter les établissements! C'est devant ce constat que nous offrons aux directeurs le choix parmi une dizaine de grilles (EVA, ANGELIQUE, ANESM, QUALICERT, NF x50-058....) ou issues de réflexions de professionnels compétents, de référentiels préconisés par des Conseils Régionaux, plus spécifiquement de groupements. Les réponses produites peuvent, de plus, être croisées entre différents référentiels et avec celui du secteur sanitaire (HAS).

Avec des réponses toutes prêtes, le logiciel n'incite-t-il pas à créer un rapport d'évaluation interne qui ne corresponde pas à la réalité de l'établissement?

Il n'y a pas de réponses toutes prêtes, mais un questionnement qui doit amener l'établissement à s'interroger sur ses pratiques, à rechercher les éléments de preuve les justifiant et en fonction des écarts, proposer une action d'amélioration qui s'intègre dans le plan d'action global, véritable tableau de bord de la démarche. Des règles de cotation simplifient la lecture et permettent d'en suivre son niveau d'avancement.

Que coûte réellement le recours à votre logiciel ?

Il est gratuit. BlueKanGo offre, à l'établissement qui en fait la demande, une plateforme nominative. Il ne s'agit pas d'une offre d'essai mais bien l'application complète comprenant la gestion documentaire, l'auto-évaluation avec les grilles choisies par l'établissement. Cette mise à disposition est illimitée en temps et en nombre d'utilisateurs.

Une aide au démarrage, à distance, par un consultant et un accès sur notre plateforme de e-learning sont également gratuits. Nous espérons simplement que les clients gratuits satisfaits s'abonnent à des modules complémentaires payants : gestion des risques, maintenance des équipements, enquêtes de satisfaction des résidents et des familles, gestion des risques professionnels et du Document unique...

L'utilisation du logiciel dispense-t-il de faire appel à la formation?

La formation et l'outil vont de pair ! L'auto-évaluation demande de mettre en place des indicateurs de suivi, de projeter l'établissement dans un projet pluri annuel quinquennal. Ne pensez-vous pas que disposer d'un outil qui collecte, aide à analyser et diffuser les résultats permet aux professionnels de se consacrer au coeur de leur métier ? La démarche doit être personnelle et participative mais repose également sur la notion de progrès sur des objectifs définis en interne; alors comment mesurer une progression sans données objectives?

Quel est selon vous le principal obstacle à l'utilisation d'un logiciel d'évaluation en EHPAD ?

J'en vois 2: Le coût d'acquisition, de déploiement et de maintenance d'une solution informatique d'autant que bon nombre de structures ne disposent pas de ressources suffisantes pour y consacrer un budget: d'où notre volonté de gratuité. La crainte d'une surcharge de travail. Il est vrai que la démarche nécessite une implication de tous mais, d'expérience, la réflexion sur l'organisation amène rapidement à un retour positif sur l'investissement individuel et collectif.

Qualit'Eval d'AXE PRO FORMATION

M. Binos, pourquoi avoir créé un logiciel d'évaluation interne?

J'ai été directeur d'EHPAD de 1993 à 2009 et je me suis beaucoup investi dans la démarche qualité. Durant ces 16 années, j'ai regretté de ne pouvoir disposer d'un outil qui m'aurait permis de mesurer de manière simple, avec les équipes, le niveau de qualité des prestations et de l'accompagnement. J'exerce en tant que consultant depuis 2009 et j'ai développé ce logiciel en retenant le meilleur des référentiels construits avec une trentaine d'établissements du territoire ces trois dernières années. J'ai ensuite comparé le contenu de ce travail avec les autres référentiels existants et j'ai pu constater que le résultat était plus que positif avec un niveau d'exigence qui pourrait prétendre à la certification. Ce référentiel a donc été intégré à un logiciel de management de la qualité que j'ai baptisé "Qualit'Eval". En fait, "Qualit'Eval", c'est le principe ANGELIQUE version 2012.

Quelles sont les particularités de ce logiciel d'évaluation?

Il propose environ 300 bonnes pratiques, chacune d'entre elles constituant un objectif recherché. A chaque bonne pratique, un lien est fait avec la réglementation et les recommandations, qu'elles émanent de l'ANESM, de la SFGG ou encore de l'HAS. Pour autant, "Qualit'Eval" n'est pas un logi-référentiel figé: chaque établissement peut le personnaliser avec ses propres bonnes pratiques et ainsi souligner les spécificités de la structure, en lien avec son histoire et ses valeurs. C'est tout l'intérêt de l'évaluation car, si le métier est le même, aucune structure n'est identique. Les EHPA peuvent également utiliser notre outil en désactivant les pratiques propres aux EHPAD.

Le logiciel intègre un module de création de fiches action. Il est ainsi très simple de construire son plan d'amélioration et de gérer son avancement sur la période de cinq ans qui sépare deux évaluations internes. "Qualit'Eval" n'est pas un outil " one shot". Il ne s'agit pas de répondre ponctuellement aux obligations réglementaires mais de mesurer régulièrement l'évolution de la qualité pour pouvoir en rendre compte plus facilement chaque année dans son rapport d'activité.

Un agenda intégré permet de visualiser les actions en cours et leur état d'avancement. Les résultats de l'évaluation sont illustrés par des graphiques, ce qui permet, d'un coup d'oeil, de mettre en évidence les points forts et les points faibles. Enfin, tout ce qui est saisi dans le logiciel permet d'alimenter le rapport d'évaluation qui se génère automatiquement à la fin.

Quelques fonctionnalités supplémentaires permettent de se connecter directement aux recommandations de l'ANESM ou encore de faire apparaître les textes réglementaires applicables. Bien entendu, un support technique est à la disposition des utilisateurs, soit par téléphone, soit par mail.

Quelle est la différence entre votre produit et ceux de la concurrence?

Notre outil est uniquement accessible sur le web, depuis n'importe quel ordinateur connecté à internet, y compris sur tablet PC. Aucune installation par CD Rom n'est requise. Le responsable de la structure a la capacité de créer à volonté des comptes utilisateurs pour ses cadres, référents évaluation ou qualité, ceci avec des niveaux d'autorisation différents. Ainsi, avec une seule licence annuelle, Qualit'Eval est accessible par tous les collaborateurs autorisés, simultanément depuis plusieurs ordinateurs, permettant de compléter le référentiel à tout moment avec les groupes évaluation. Ce principe de logiciel Web procure de nombreux autres avantages aux utilisateurs comme l'absence de contrat de maintenance car tout est compris dans l'abonnement annuel ou encore les mises à jour automatiques en cas d'évolution de la réglementation, de nouvelles recommandations ou encore pour les nouvelles fonctionnalités du logiciel. De plus, les sauvegardes sont sécurisées sur nos serveurs.

Combien de personnes utilisent "Qualit'Eval" depuis son lancement?

Lancé au mois de février dernier, nous comptons déjà 115 établissements utilisateurs ainsi que plus de 7000 connexions sur le site. Nous prévoyons une forte augmentation du nombre d'utilisateurs en 2013, dernière année avant l'échéance de l'évaluation interne. De nombreux GCSMS, groupes, associations et fédérations nous sollicitent et nous envisageons déjà de développer de nouvelles fonctionnalités comme la gestion documentaire en ligne. Ces évolutions seront disponibles rapidement et pour l'ensemble des utilisateurs. Il est important de préciser que notre logiciel a été développé par la même société informatique qui a réalisé le référentiel d'évaluation interne des SSIAD pour l'UNASSI. La société Pyréweb, basée dans les Pyrénées, intervient également dans la création de programmes spécifiques pour la CARSAT Midi Pyrénées.

M. Emmanuel Plesse, de Kalitexpert:

L'évaluation interne est une démarche participative, c'est pourquoi nous avons développé un logiciel convivial et facile d'accès. Les établissements doivent engager une démarche continue de la qualité dans leur EHPAD, le logiciel propose donc une démarche structurante permettant de réaliser des évaluations et générer programme d'amélioration avec fiche action.

Le logiciel garde en mémoire les évaluations afin de les comparer et de juger des progrès de la structure. Il intègre un agenda dynamique permettant rapidement de juger de l'avancement dans cette démarche.

Nous avons développé un référentiel avec des professionnels du secteur, le référentiel est un mixte d'Angélique et des recommandations de l'ANESM le but étant de préparer la structure à l'évaluation externe. Les clients peuvent rentrer dans le corps du référentiel et créer de nouveaux items, critères ou chapitres. L'idée est de pouvoir le modifier en fonction des spécificités de chaque établissement afin que les équipes puissent se l'approprier.

Au fur et à mesure des nouvelles recommandations et des remarques de nos clients nous effectuons des mises à jour sur le logiciel et le référentiel (intégration dans le logiciel des axes préconisés par la dernière recommandation de l'ANESM sur l'évaluation interne).

Le logiciel est proposé à un coût tout à fait abordable, avec lequel on peut travailler en toute autonomie. Plus de 200 clients utilisent l'outil (Fédérations: FNADEPA, ADEPA, SYNERPA) ccas, associations, congrégations, etc. Nous avons également intégré une bibliothèque proposant une abondante documentation qualité que nous enrichissons au fur et à mesure des publications.

En septembre nous allons proposer un module d'enquêtes de satisfaction car c'est un aspect important et cela peut être une très bonne porte d'entrée pour enclencher cette démarche.

L'outil permet de répondre à l'évaluation interne et de positionner la structure pour l'évaluation externe. Il devient un véritable outil de management au quotidien.

MS Qualité de GEPI-Conseil

MSQualité est une suite logicielle qui donne une vue d'ensemble de la démarche Qualité. Vous réalisez votre évaluation interne, vous planifiez et suivez votre plan d'amélioration en toute simplicité grâce à l'automatisation d'un grand nombre de tâches comme l'édition de rapports, de fiches d'actions, de comparaisons. En quelques clics vous suivez les indicateurs, les réclamations, la prévention des risques, la gestion des documents, la gestion des emplois et des compétences.

Il est livré avec un référentiel conforme aux critères de l'ANESM régulièrement mis à jour ainsi qu'avec les recommandations de bonnes pratiques.

Collaboratif, il est utilisable en intra ou internet et permet d'associer plusieurs utilisateurs. Vous gagnez un temps précieux grâce aux saisies simplifiées, aux tris, aux analyses et graphiques automatisés. Vos documents sont facilement intégrés (notes, scans). Sa base juridique met à votre disposition les textes de références qualité.

Multi-établissements, il propose de nombreuses alertes et de larges possibilités de mutualisation d'outils, indicateurs, référentiels, questionnaires, grilles d'entretien.

Prêt à l'emploi, MSQualité est facilement paramétrable et adaptable à vos documents habituels et à vos pratiques tout en vous guidant. Vous pouvez utiliser vos référentiels, vos questionnaires, vos indicateurs. De plus il est accessible à tous les budgets.