Au Centre de rééducation fonctionnelle La Chataigneraie (Menucourt, Val-d'Oise), le parc est calme, les pelouses vertes, les patients prennent la pause au soleil en terrasse ou tentent quelques pas. Du côté des chiffres, le rythme est tout autre : 100 lits, 14 places de jour, un taux d'occupation proche de 100%, 13 services, 120 salariés en CDI et 60 CDD chaque mois,... autant dire que pour Yves Deschamps, gestionnaire et responsable de la mise en place des plannings, la gestion des plannings est lourde. Et son enjeu élevé : la bonne affectation des ressources plannings aux besoins a un impact direct sur la qualité des soins apportés aux patients. " La continuité des soins est une obligation, 24h/24, sept jours par semaine ! résume Yves Deschamps. En conséquence presque tous les soignants sont remplacés. "

Un coup d'oeil sur l'organisation fait comprendre l'ampleur de la tâche. Pendant la journée, les services de soins fonctionnent avec 12 infirmières et 11 aides-soignantes, la nuit, avec une infirmière, deux aides-soignantes, un médecin d'astreinte, un veilleur de nuit. Il faut ajouter l'accueil, le personnel administratif, le personnel médical, les kinésithérapeutes, les ergothérapeutes, les divers paramédicaux (orthophonistes, assistante sociale..), le secrétariat médical, le service hôtelier, le service technique et gérer les spécificités de chaque service. Ainsi certains services de soins (7/7, 24h/24) voient leur charge de travail varier en fonction des jours et des heures, d'autres n'assurent pas les mêmes horaires tous les jours... Et pour toutes les équipes, il faut gérer les congés planifiés, les absences impromptues pour maladies,... Il y a encore un an et demi, c'est avec un tableur bien connu qu'Yves Deschamps avait mis en place les plannings des équipes. Si le modèle construit était sophistiqué, il présentait de nombreux inconvénients. " Je ne pouvais pas rentrer des roulements, je n'avais pas de décompte des congés, ni des heures supplémentaires, confie le gestionnaire. Je n'avais pas un suivi clair des CDI : les salariés faisaient-ils leurs 35 h ? Nous devaient-ils des jours ? Quant à la préparation de la paie, elle pouvait prendre plusieurs jours chaque mois... ". Résumé : le système était difficilement partageable et peu sécurisé. Il impliquait de multiples ressaisies et redondances de données. Le prêt de ressources était limité et peu praticable. Aussi, pour simplifier et unifier la démarche de planification, Yves Deschamps part en quête d'un outil plus en phase avec les besoins.

Faire un planning en quelques clics

Une visite sur un salon professionnel lui donne à un aperçu de l'offre en matière de gestion des plannings : la majorité des éditeurs traite le sujet dans un module additionnel à un logiciel médical, d'autres en font le coeur de métier. Yves Deschamps préfère la deuxième catégorie et son choix se porte sur PlanExpert de Geocom. " Je suis allé le voir en fonction dans une clinique à Orléans et la démonstration m'a convaincu, s'exclame-t-il. Le logiciel reprend notre fonctionnement " papier ". Il permet de faire le planning avec des simples clics souris et très peu de navigation, d'effectuer des simulations de l'activité et d'automatiser l'établissement des plannings. De plus, le prix varie selon le nombre de salariés, pas selon le nombre d'accès." Commence alors un audit avec les équipes de Geocom afin d'établir l'organisation et les règles de gestion en accord avec les spécificités de fonctionnement de l'établissement. S'ensuit un paramétrage de l'application, une rapide formation et deux mois. La phase test déjà est quasiment concluante. Le temps de quelques modifications et le mode " production " démarre. " Les chefs de service ont maintenant une vision synthétique de toutes les informations nécessaires : la couverture des besoins par service, par qualification par jour,... explique le gestionnaire. Les soldes horaires des collaborateurs sont affichés directement sur le planning. Ils donnent une vision cumulée, à jour et immédiate à n'importe quel moment de la planification. Avec cela nous optimisons la gestion de nos heures, notamment lors de remplacements de collaborateurs." Des exemples ? " Si une aide-soignante est absente, illustre Yves Deschamps, le logiciel affiche aussitôt le déficit de ressources en rouge ! Ensuite, il permet de visualiser la disponibilité des agents ou remplaçants. La couleur indique s'ils sont disponibles ou déjà positionnés sur d'autres services ou sur des horaires incompatibles. "

Dans cet établissement qui relève de la convention collective 51, la question des salaires et primes est complexe. Les majorations pour les heures supplémentaires varient selon le jour, semaine, samedi ou dimanche, et selon les tranches horaires : 20-22h, 22h-6h, 6h-7h. Bref les possibilités d'erreur sont nombreuses. Aujourd'hui, le problème est résolu. Le transfert des éléments variables de paie vers le système de paie est automatique et fiable. C'est un gain de temps considérable et les dispositions légales et règlementaires sont respectées.

Le bilan est donc satisfaisant. " Avec l'optimisation des roulements, la qualité de la gestion du personnel au profit du service aux patients a augmenté, relève Yves Deschamps. Même si tout n'a pas été simple. Pour beaucoup, cela a été un changement de culture. Les soignants avaient l'habitude de planifier, les autres services moins. Certains remplissaient le tableau des présences à la fin de la semaine... Aujourd'hui, les plannings sont remplis par tous les chefs de services et ils sont accessibles en consultation à chaque salarié. "