"L'optimisation des achats est devenue incontournable. Aujourd'hui, cette question ne fait plus débat. Les EHPAD ne peuvent plus faire autrement. De nombreuses établissements de santé ou médico-sociaux, voire même des crèches, démontrent que mieux acheter permet des gains économiques et de qualité." Pour Véronique Chasse, responsable projets achats à la Fédération des établissements hospitaliers et d'aide à la personne (FEHAP), dans un contexte de contraintes budgétaires, chaque directeur d'EHPAD doit endosser le costume de faiseur d'économie. Comme le souligne l'Observatoire des EHPAD 2014 du cabinet KPMG, les gestionnaires font face à des coûts en constante augmentation. Le coût net journalier moyen actuel est de 93€ pour les EHPAD publics, 99 € pour les EHPAD du secteur privé non lucratif en raison de l'inflation, du besoin de financement des investissements, de la revalorisation de la masse salariale (effet GVT - Glissement Vieillesse Technicité) et de l'augmentation du taux d'encadrement pour la prise en charge de résidents plus lourdement dépendants.

Il faut donc trouver des marges de manoeuvre. Et, de fait, les achats qui représentent 20 à 25 % du budget d'un EHPAD entrent inévitablement dans une stratégie de rationalisation. Si cette stratégie d'amélioration des achats semble inévitable, en particulier pour les EHPAD de petite taille, elle est également envisagée par les plus gros groupes d'établissements. Pour preuve, en septembre dernier, lors de la présentation des résultats du premier semestre 2014, Yann Coléou, directeur général de Korian, a inscrit, au rang des chantiers de la fusion avec Medica, "l'alignement des politiques d'achat sur les meilleures pratiques des deux groupes ". Le bon déroulement de ce processus devrait permettre au groupe de confirmer les synergies de 15 millions d'euros en 2016.

Le modèle de l'hôpital

L'optimisation des achats, de plus en plus d'EHPAD l'adoptent et la mettent en pratique, s'inscrivant dans le sillon des hôpitaux, en étant adhérents de centrales d'achats ou de groupements de commandes régionaux, ou de centrale de référencement. Lancé en octobre 2011, le programme Phare - performance hospitalière pour des achats responsables - nourrit indirectement les pratiques d'achats des EHPAD. " La fonction achats a longtemps été le parent pauvre de l'hôpital. Elle est désormais un acteur incontournable. Le responsable des achats a un rôle de coordonnateur dans l'établissement. Les Ehpad l'ont compris à leur tour ", souligne Eric Maynard, responsable du groupement de commandes régional du GCS Epsilim en Loire-Atlantique. " De bonnes pratiques de l'achat hospitalier sont utilisables pour les EHPAD. Il y a peu de différences entre les besoins d'un établissement sanitaire et un EHPAD sur certains segments d'achats. Les publics accueillis sont assez semblables entre une résidence pour personnes âgées dépendantes ou un service de long séjour. Ce qui va différer, c'est la qualité sur certaines prestations hôtelières telles que le choix de la qualité des draps", souligne Alexandra Donny, directrice-adjointe du RESAH Ile-de-France, spécialisé dans la mutualisation et la professionnalisation des achats du secteur sanitaire et médico-social public et privé non lucratif. Et qui affiche au compteur 66 EHPAD parmi les 150 adhérents.

Des gains conséquents

Du côté de la Fehap, le 15 décembre dernier, une septième SARA (Structure associative de rationalisation des achats) a éclos dans le Grand Ouest. A l'instar des autres SARA (Ile-de-France, Centre Est, Néphro, Aquitaine, PACA, Réunion), elle permettra aux établissements adhérents de bénéficier d'accords-cadres et de groupements. "Les SARA se sont positionnées sur les segments d'achats standards, les fondamentaux. On cherche des familles d'achat qui vont pouvoir s'appliquer au sanitaire et au médico-social. Ce qui n'empêche pas de lancer des appels d'offre pour l'évaluation externe qui ne concernait que le secteur médico-social ou prochainement sur les complémentaires santé, la Fehap étant une fédération employeur ", explique Véronique Chasse.

Et la mutualisation des achats, ça paye ! Démonstration, chiffres à l'appui. " Sur les produits pour l'incontinence, les gains peuvent être de l'ordre de 30 %, et de 10 % sur l'alimentaire", cite pour exemples, Alexandra Donny, directrice adjointe du RESAH-IDF. De son côté Eric Maynard, responsable des achats du groupement de commandes régional du GCS Epsilim annonce jusqu'à 98 % de gains marché sur les produits d'incontinence en comparaison aux achats effectués par les EHPAD en pharmacie.

Mais mutualiser ne signifie pas pour autant sacrifier la qualité sur l'autel du prix. "Le travail d'un acheteur est de trouver des économies à qualité constante voire à qualité supérieure. On n'achète pas du prix, mais une fourniture, une prestation", assure Véronique Chasse.