Le directeur d'EHPAD est un généraliste et ne peut connaître les subtilités des assurances. Pour optimiser sa couverture, les stratégies sont diverses : certains jouent la carte de la confiance avec un seul assureur, qui consentira sans doute à renégocier les polices en cours. D'autres organisent une mise en concurrence informelle en conviant deux ou trois assureurs triés sur le volet. Mais, faute de pouvoir mettre efficacement en parallèle des offres concurrentes, ils retiennent en général le moins disant ou l'assureur déjà en place.

La dernière posture, plus spécifique au secteur public, repose sur une mise en concurrence formalisée des contrats conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics. Là encore, respect des modalités d'une procédure et pertinence des choix ne sont pas toujours compatibles.

Dans tous les cas, le mieux est de s'appuyer sur une méthodologie de travail.

Etape 1 : définir ses objectifs

Pour parvenir à une conclusion satisfaisante, il convient de définir clairement les attentes d'une remise à plat de ses contrats d'assurance : cherche-t-on les économies ? une optimisation du champ de couverture des polices en cours ? une mise en conformité avec le CMP ou avec l'ordonnance de 2005 pour les établissements associatifs ?

Etape 2 : identifier ses risques

Travailler sur ses contrats, c'est en premier lieu connaître, sans forcément maîtriser, son exposition aux risques. Cette étape est fondamentale dans le processus de rationalisation des couvertures assurantielles. Les risques sont liés à :

- aux différentes activités de l'établissement (penser à tout déclarer),

- à l'intervention dans la structure de prestataires, à la participation de bénévoles (quelle est leur couverture assurantielle actuelle ?)

- aux véhicules (caractéristiques des véhicules, utilisation, conditions d'accès des conducteurs, âge des conducteurs,...),

- aux caractéristiques des bâtiments d'exploitation et de leur contenu. NB : la superficie déclarée au contrat est-elle juste ou erronée. Dans le cas d'un sinistre important, une déclaration inexacte entrainera une réduction d'indemnisation.

- à l'évolution de l'environnement interne et externe (salariés, fournisseurs...) de l'établissement,

- aux conséquences (matérielles, financières, d'image,...) d'une situation de crise ou d'une mise en cause des dirigeants ou des salariés de l'EHPAD.

Cette étape doit aboutir à une définition précise des besoins en assurance.

Etape 3 : rédiger un cahier des charges

Il s'agit maintenant de transposer les besoins en garanties permettant de couvrir les différents risques. Le cahier des charges sera dans l'idéal bâti par grande branche d'assurance : RC (Responsabilité Civile), MULT (Multirisque), PJ (Protection Juridique), Auto et Risques statutaires pour le secteur public.

Etape 4 : mettre en concurrence

Dans le cadre d'une procédure formalisée, conforme au Code des Marchés Publics, il conviendra d'être vigilant sur les étapes à respecter en fonction du budget annuel d'assurance (mode de consultation, modalités de publicités, délais imposés entre les étapes).

Dans le cadre d'une consultation en gré à gré, il s'agira d'abord de déterminer quels assureurs, courtiers ou mutuelles seront sollicités et pour quelles raisons objectives : proximité géographique, contact commercial, société spécialisée, contexte local,...

Etape 5 : analyser les offres et définir des critères d'attribution

Pour rendre les choix aussi objectifs que possible et incontestables, une grille d'analyse devra être mise en place et les critères d'attribution affichés.

Il ne restera qu'à analyser les offres reçues... ce qui n'est pas le plus simple !

Marie-Suzel Inzé

Se faire assister ?

La problématique assurantielle est complexe, les enjeux d'une refonte du programme d'assurances importants, le temps et la méthodologie manquent. Dans ce contexte, l'appui d'un consultant extérieur peut être un recours intéressant.

Ses missions seront de :

− recenser des besoins avec l'équipe de Direction

− établir bilan des contrats et conventions liant l'établissement aux tiers

− réaliser un audit des contrats d'assurance en place et mettre en lumière les points d'amélioration

− rédiger un cahier des charges par branche d'assurances

− mettre en concurrence (cadre formel tel que le Code des Marchés Publics ou plus informel)

− analyser et synthétiser les propositions reçues

Avec ou sans... expert en assurances

Pour Thierry Toupnot, directeur d'EHPAD à Saint-Privat-les-Vieux (Gard) et coordonnateur d'un GCSMS, c'est clair : les directeurs ne peuvent avoir toutes les compétences ! " Choisir un partenaire assurantiel mérite une réflexion approfondie, argumente-t-il. Les assurances sont une option qui doit être justifiée ! " Jusqu'à peu, l'homme traitait avec un courtier. Aujourd'hui, Thierry Toupnot fait appel à un expert extérieur. " Un courtier garantit un coût négocié mais pas la juste adéquation du produit au besoin, poursuit-il. L'expert indépendant m'a aidé à définir mon besoin réel et les risques propres à l'activité de mon EHPAD. "

Membre de ce même GCSMS, Caroline Haynau, directrice de l'EHPAD Soubeiran (Saint-Jean du Gard) a un autre point de vue. " J'ai tenté de monter moi-même pour le groupement le dossier Prévoyance mais c'était trop compliqué !, confie-t-elle. Ma société de courtage Assurances m'a aidée. Nous avons défini un cahier des charges compatibles avec la convention 51 et les attentes des établissements, que nous avons fait valider par les IRS (Institutions de Retraite Supplémentaire). D'autre part, nous allons commencer des travaux de mise aux normes. Le coût du chantier est de 6,3 millions d'euros. Pour la Dommage-Ouvrage, nous faisons des consultations. Les taux peuvent varier de 1,6% à 2,3% ! Mais je ne comprends pas pourquoi..." Les experts ont de beaux jours devant eux.