Impliquer la direction et le personnel

Le portage du projet par la direction de l'EHPAD est indispensable. Le choix du système d'information (SI) est un choix managérial à part entière car l'équipement informatique est au service de l'organisation de l'établissement. Les personnels doivent être convaincus que le projet est stratégique pour la structure et contribue à améliorer leurs pratiques professionnelles et à optimiser la qualité de la prise en charge des résidents.

Le choix de l'éditeur

Un certain nombre de critères doit guider le choix d'éditeurs susceptibles de répondre aux besoins des EHPAD : l'ergonomie de la solution et sa réponse aux exigences fonctionnelles et techniques, la capacité de l'éditeur à pouvoir répondre aux exigences d'évolution et d'interopérabilité, les compétences/savoir-faire de l'éditeur (connaissance du secteur médico-social...), la solidité financière.

Un binôme technique/métier

La mise en place d'un projet SI nécessite tout d'abord la constitution d'un binôme composé d'un profil technique capable de porter les exigences techniques (de sécurité, interopérabilité, évolutivité...) et un profil métier capable de traduire les besoins des métiers en exigences fonctionnelles.

L'interopérabilité, un point essentiel

« Il est indispensable que l'éditeur soit en capacité d'intégrer d'importantes évolutions, notamment au niveau de l'interopérabilité des logiciels. Beaucoup d'établissements et services médico-sociaux se retrouvent avec un parc de logiciels disparates, qui ne communiquent pas toujours entre eux et encore moins avec les partenaires institutionnels. Ces établissements sont ainsi privés de la capacité d'extraire des données de pilotage, de les faire dialoguer avec les organismes de contrôle et de financement voire d'en partager certains éléments », avertit l'Agence nationale d'appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP).

Bien calibrer le budget

Comme toujours, l'argent est le nerf de la guerre. De fait, le budget relatif au développement d'un projet SI doit faire l'objet d'une évaluation précise en amont du déploiement. «L'aspect financier ne doit pas être l'unique critère guidant le choix d'un éditeur. Sa capacité à répondre aux exigences d'évolution (demandées par la structure, réglementaires...) doit en revanche être un critère discriminant», insiste l'ANAP.

Le financement du projet d'informatisation doit inclure l'achat des logiciels, le coût des ressources - comme le chef de projet -, le coût de la formation et le coût de la mise en conformité de l'infrastructure avec la solution choisie. «L'accompagnement personnalisé des professionnels, facteur clé de succès, doit donc être comptabilisé dans le budget. Il consiste notamment en une formation initiale et continue, un appui apporté par la direction ou le siège, un soutien de référents et un accompagnement au changement. »